Organizzare il tempo per una migliore efficienza, in 16 punti

Trucchi e raccomandazioni per organizzare il tempo ed essere più efficienti sul lavoro come nella vita privata.

Quante cose vorresti fare ogni giorno! ma le 24 ore del giorno sembra che non ti bastino mai. E' così!?

Se la risposta è sì, allora dovresti leggere questo articolo per capire come potresti organizzare il tempo in modo migliore.

P.s. questo articolo è in fase di correzione... alcuni contenuti sono in revisione o sono mancanti...

Azioni per organizzare il tempo

Per cominciare, ti propongo le idee/azioni che ho raccolto, secondo il mio ordine d'importanza:

  1. Definisci obiettivi e ricompense - l'ambizione che sentiamo nel raggiungere un risultato, determina il nostro impegno. E' anche importante "premiarci" quando raggiungiamo un obiettivo, ad esempio concedendoci un regalo, qualcosa di buono da mangiare o semplicemente un po' di relax.
  2. Collega le azioni agli obiettivi - riconoscere che quello che si sta facendo è utile al raggiungimento dell'obiettivo da raggiungere; torna utile usare dei marcatori, collegati alla lista delle attività da fare, che permettono di riconoscere il collegamento dell'attività ad un particolare obiettivo.
  3. Prioritizza i compiti - riconoscere l'importanza e l'urgenza di ogni compito, così da eseguire per primi quelli più importanti ed urgenti.
  4. Imponi delle scadenze - Stimiamo quanto tempo occorre per una certa attività e controlliamo progressi o ritardi. E' molto utile utilizzare una agenda o un calendario per programmare le attività, registrare i progressi e le variazioni.
  5. Non perderti nei dettagli - la perfezione non è parte di questo mondo... essere dei perfezionisti può produrre insoddisfazione, tristezza ed altri sentimenti negativi. Meglio analizzare quello che viene fatto di positivo, e riconoscere cosa si può ancora migliorare!
  6. Delega - siccome non possiamo aumentare il tempo a disposizione o non riusciamo a migliorare la nostra efficienza oltre certi limiti, occorre demandare alcune attività o la loro responsabilità a dei collaboratori.
  7. Programma il tuo giorno in anticipo - iniziare la giornata senza sapere esattamente cosa fare, porta a dimenticare le cose importanti da fare ed assumersi meno responsabilità. E' utile tenere una agenda dove dettagliare la lista delle attività da fare giornalmente, compatibili con il programma settimanale/mensile etc...
  8. Programma i pasti - Così evitiamo sprechi e controlliamo consapevolmente ciò che consumiamo, con benefici per la salute.
  9. Non fare più cose contemporaneamente - l'uomo e la donna non sono creati per il multitasking; fare più cose contemporaneamente comporta solo maggiore stress, perdita di attenzione, errori ed infine spreco di tempo.
  10. Non farti sopraffare - E' fondamentale concentrare l'impegno su un solo compito alla volta. Accettare più compiti alla volta conduce all'ansia, alla frustrazione, allo stress e produce risultati scadenti.
  11. Impara a dire no - dire no alle distrazioni, alla procrastinazione, al multitasking ed alle attività che non concorrono al raggiungimento degli obiettivi che abbiamo; eventualmente, trovare un compromesso per fare in futuro ciò che oggi non ci appare importante.
  12. Blocca le fonti di distrazione - per esempio, mettere il cellulare in modalità "non disturbare", spegnere la TV, etc... per rimanere concentrati su quello che si sta facendo. In base alla circostanza, è utile creare uno "spazio di lavoro" dove svolgere i compiti prestabiliti.
  13. Fai pause durante il giorno e rilassati prima di andare a dormire - spendere qualche minuto chiacchierando mentre si sorseggia un caffè, oppure una breve camminata fuori dall'ufficio, leggere o ascoltare musica, fare yoga o meditare prima di andare a dormire, permette di rilasciare la tensione, migliora l'umore ed in definitiva migliora il senso di benessere per affrontare il resto della giornata con maggiore energia, concentrazione e consapevolezza.
  14. Aggiusta il tuo programma giornaliero - siamo gentili con noi stessi per evitare stress nel corso della giornata; impariamo a cambiare le abitudini introducendo cambiamenti anche grandi in modo graduale.
  15. Mantieni la motivazione e l'ispirazione - Relazionarsi con persone che condividono gli stessi obiettivi o hanno fatto medesime esperienze in passato, aiuta a mantenere alta la tensione verso l'obiettivo.
  16. Divertiti! - Cerca di divertirti quando svolgi i tuoi compiti o non dimenticarti di divertirti o ricompensarti quando li completi: è importante ricaricare le batterie mentali per durare nel tempo.

Queste idee, sembrano veramente tante; come le mettiamo in pratica? Vediamo...

Con l'Ikigai scopri i tuoi obiettivi

Hai sicuramente delle ambizioni personali e dei sogni da realizzare: il primo passo che devi fare è riconoscerli e pensare ciò che ti gratificherà, quando avrai raggiunto ogni obiettivo che hai scelto.

E se non riesci a schiarirti le idee su quello che vuoi, oppure fa al caso tuo? Allora, ti consiglio di provare il metodo Ikigai: si tratta di una pratica Giapponese che ci dice letteralmente perché dobbiamo alzarci la mattina!

Prova a rispondere a queste domande:

  1. Vocazione: in quali attività sei più bravo?
  2. Passione: quali attività ti piacciono di più?
  3. Professione: per quali attività, potresti essere pagato?
  4. Missione: di cosa ha bisogno il mondo?

A questo punto, propongo un approccio un po' matematico: per ciascuna delle attività o delle cose da fare che hai individuato, assegna un punteggio da 0 a 5: 0 significa per nulla, 1 molto poco, 2 poco, 3 normale, 4 abbastanza, e 5 significa "molto". Così, introduci una misura per ogni dimensione, che ti sarà utile a confrontare e scegliere le attività giuste per te! Ricorda anche che quando devi assegnare un punteggio, sceglilo di "pancia" ...ovvero non stare a pensarci troppo.

Con queste regole, io mi son fatto la tabellina...

Riconosci la priorità delle cose da fare

Quindi devi mettere un po' d'ordine fra le attività che assorbono il tuo tempo, e riconoscere quanto sono urgenti ed importanti. A questo scopo, ti suggerisco la famosa matrice di Eisenhower o matrice delle priorità: io l'ho fatta in Excel e l'ho stampata, ma tu la puoi realizzare dove ti viene meglio! L'importante è tenerla in un posto facilmente accessibile ed in evidenza per non dimenticartene...

Credo che la tabellina che ho preparato si spieghi da sé; tuttavia, ricorda che meno attività avrai nel riquadro "attività da fare subito" e meglio ti sentirai!

La priorità delle mie attività

Conclusioni

Bravo, sei arrivato alla fine! ...e grazie per avermi prestato un po' del tuo tempo. Consideralo un investimento, perché spero di averti trasmesso qualche utile consiglio per organizzare meglio il tuo tempo, svolgere con maggiore efficacia i tuoi compiti e con minore stress.

Qual'è l'aspetto che trovi più difficile quando cerchi di gestire il tuo tempo?

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