Un programma lavori preliminare in 6 punti

A cosa serve un Programma Lavori? Quali informazioni contiene e come si prepara? In quest'articolo, propongo anche un esempio che mostra come prepararne uno con Excel.

Gli elementi caratteristici

L'approccio tradizionale alla gestione dei progetti prevede che venga realizzato un "programma dei lavori" (PdL), anche noto come crono-programma (o Time Schedule in inglese); si tratta di un documento d'importanza centrale che indica:

  • quali attività devono essere svolte,
  • quando e
  • per quanto tempo,
  • con quali risorse,
  • ed alle volte, anche definendo dove
  • ed in capo a chi (responsabile)

Un PdL, può assumere diverse rappresentazioni:

Lo scopo del PdL è molteplice:

  • indica alla forza lavoro in quale sequenza devono essere svolte le attività;
  • fornisce una stima della durata totale del progetto;
  • può indicare il carico di lavoro sulle singole risorse per una eventuale verifica della capacità allocata;
  • traccia l'utilizzo delle risorse impiegate;
  • è un input fondamentale per realizzare documenti economico-finanziari come il budget dei costi ed il flusso di cassa;
  • può costituire un documento contrattuale, su cui basare la determinazione di eventuali ritardi;
  • ha funzione documentale, per condividere le informazioni fra gli stakeholder interessati;
  • può costituire un deliverable del progetto, in particolare quando il suo aggiornamento periodico e la sua analisi è prevista dal contratto del progetto, ovvero soddisfa una richiesta del cliente.

Inoltre, grazie all'ausilio di opportune tecniche e software specifici, un PdL può integrare il modello delle relazioni fra ciascuna attività, ed anche quelle fra attività ed "eventi"; quando le attività e gli eventuali eventi risultano essere collegati, il PdL prende anche il nome di "programmazione su rete" (network) ed il processo di programmazione si avvale di metodi avanzati. Ad esempio: Critical Path Method (CPM), Critical Chain Scheduling (CCS) e Program Evaluation and Review Technique (PERT).

Fattori della complessità

La realizzazione di un PdL può risultare di minore o maggiore complessità, sotto vari punti di vista:

  • l'obiettivo o le aspettative collegate all'utilità ovvero all'uso previsto;
  • il numero delle attività coinvolte ed il livello di dettaglio rappresentato (inversamente proporzionale alla durata delle attività);
  • l'orizzonto temporale del lavoro programmare (da qualche giorno a qualche anno);
  • i rischi da rappresentare;
  • vincoli contrattuali, le normative o altre specifiche da rispettare

Le attività di un PdL, sono collegate ad una particolare scomposizione del progetto; infatti, viene impiegata la tecnica chiamata Divide et Impera per scomporre l'obbiettivo finale in componenti via via più piccole a cui riferire le attività da eseguire.

Questo processo di scomposizione dell'obiettivo finale, porta alla formazione di una struttura denominata Work Breakdown Structure (WBS); la struttura della WBS può essere definita in conformità a prassi consolidate (esempio Oil&Gas, Ponti Acciai), accordi di settore (esempio: U.S. Dep. Energy) o standard internazionali (ISO 21511:2018, PMI Practice Standard for Work Breakdown Structures).

Quindi, se ne deduce che può essere difficile preparare un PdL ed è per questo motivo che vi sono dei professionisti specializzati in tal compito, chiamati Project Planner. Inoltre, in ambito lavorativo, il PdL viene realizzato grazie al contributo di diverse persone fra cui il Project Manager ed altri soggetti coinvolti nel progetto (stakeholder).

"più attentamente si pianifica un lavoro, maggiore è la confusione quando qualcosa va male"

Quattro principi dell'officina, Arthur Bloch

Come realizzare un programma lavori preliminare

In molti ambiti, può essere utile preparare un PdL preliminare che si caratterizza per un basso dettaglio e che quindi prevede poche attività, molto generiche. Un PdL preliminare può tornare utile, ad esempio, per questi scopi:

  • prevedere o concordare vincoli temporali nel contratto
  • identificare macro aree di attività nel progetto, per poi suddividere la programmazione dei lavori in ambiti caratteristici
  • fornire basi di confronto per progetti diversi

La preparazione di un PdL preliminare può essere affrontato dal Project Manager dopo l'analisi del Capitolato di Progetto (o Project Charter), delle eventuali indicazioni contrattuali, e della Lista dei Requisiti.

Il lavoro si concretizza in 6 punti, per definire:

  1. gli obiettivi del progetto
  2. la strategia per realizzare il progetto
  3. gli eventi che vincolano esecuzione e completamento del progetto (milestone)
  4. WBS ad uno o due livelli ed attività collegate
  5. livello di consequenzialità e parallelismo fra le attività
  6. stima della durata delle attività sulla base dell'esperienza propria ed altrui, e delle altre informazioni disponibili

Un esempio con Excel

Per chiarire quanto descritto sopra, presento un esempio molto semplice; si suppone di dover preparare un PdL preliminare, per una gara su un progetto relativo alla progettazione, fabbricazione ed avviamento di una nuova macchina operatrice. I disegni della nuova macchina devono essere approvati dal cliente prima dell'avvio della produzione, secondo un ciclo di emissione, commento, correzione ed approvazione finale che non può durare più di 2 mesi. Oltre alle specifiche tecniche e le norme applicabili, occorre anche soddisfare il termine di consegna ex-works in 12 mesi dalla data di sigla del contratto, che dovrebbe avvenire il 15 giugno 2020 in caso di aggiudicazione. Il collaudo della macchina avverrà in presenza del cliente, secondo un protocollo condiviso che prevede l'emissione di un certificato Factory Acceptance Test (FAT). Per finire, la macchina viene fornita con 24 mesi di garanza dalla data di completamento del FAT.

Il candidato Project Manager, viene incaricato di supportare l'ufficio gare, dove lavorano i colleghi Proposal Engineer, formulando un PdL preliminare.

Il Project Manager fornisce il lavoro rappresentato di seguito.

Programma Lavori preliminare in forma tabellare, realizzato con MS Excel

Si riconosce che, a partire dalle informazioni sul progetto, il Project Manager ha elaborato una WBS a due livelli; poi, ha identificato le competenze, i dipartimenti aziendali coinvolti, ed infine le attività. Avvalendosi di semplici addizioni nel foglio elettronico, ha calcolato date di inizio e fine dei lavori, sulla base di durate stimate. La data richiesta per il completamento del progetto è stata soddisfatta, ma si può notare che vi è "sovrapposizione" fra le attività rappresentate: ciò può già essere un indicatore della rischiosità della programmazione, che dovrà essere attentamente analizzata in fase di KickOff meeting e della preparazione del Programma Lavori dettagliato (esecutivo).

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