Gestire le quote cautelative di un progetto in 3 passi

Uno dei dilemmi che il Project Manager deve risolvere è relativo al rilascio delle quote cautelative AKA "contingency": tradizionalmente la decisione si basa su KPI e valutazioni soggettive senza una formale valutazione dei futuri rischi percepiti.

Quando viene preparata la baseline dei costi di un progetto, vi è un elevato grado di incertezza; per farvi fronte, il project manager può stanziare dei fondi, per affrontare costi aggiuntivi che è difficile prevedere con precisione: tali fondi, costituiscono delle quote cautelative nel budget (in inglese, contingency escrow accounts).

Durante l'esecuzione del progetto, il project manager dovrà rilasciare parte delle quote cautelative nel piano dei conti a finire (previsione o forecast in inglese); questo compito è critico, in quanto può influire in modo determinante sul risultato economico atteso e può avere delle significative implicazioni contrattuali (ad esempio, quando il rilascio di fondi si traduce in un premio per un fornitore). Ciononostante, il processo avviene spesso in modo informale, e basato su delle percezioni soggettive insieme a delle valutazioni di KPI (Key Performance Indicator).

Fortunatamente, un nuovo studio (Riferimento #1) fornisce un modello matematico che promette di formalizzare il processo di decisione, ed introduce la valutazione del futuro rischio atteso in un nuovo "metodo dinamico di gestione delle quote cautelative" (metodo). Questo nuovo metodo intende anche aiutare nella decisione di come, quando e quanto rilasciare dalle quote cautelative, durante l'esecuzione del progetto.

Secondo lo studio, i KPI più significativi ed influenti in campo lavorativo sono:

  1. Rispetto della data di completamento
  2. Costo totale al completamento
  3. Soddisfazione degli stakeholder
  4. Qualità
  5. Sicurezza

Noti i KPI, lo studio considera i vari fattori che influenzano il rilascio delle quote cautelative, rappresentandoli in una sorta di mappa (Figura 1, ripresa da Riferimento 1).

Figura 1

A questo punto, l'esercizio decisionale sul rilascio delle quote cautelative dovrebbe procedere considerando questi aspetti:

  • L'ammontare dei fondi stanziati
  • Il livello di completamento del progetto
  • Quali difficoltà sono state incontrare nello svolgimento del lavoro fatto
  • Quali rischi sono percepiti per il futuro
  • Quanta pressione è posta dalla direzione per il rilascio dei fondi

Step 1

Per prima cosa, occorre definire una misura della prestazione complessiva del progetto. Così, se definiamo:

  • ρ = prestazione complessiva del progetto
  • ωi = peso del KPI i-esimo, dove la somma degli n KPI ωi è pari a 1
  • Ki = valore del KPI in una scala da 0 a 1

Step 2

Il passo successivo consiste nel valutare il rischio, che è sempre presente quando si deve prendere una decisione in condizioni di incertezza, che grava sulla prestazione finale attesa per il progetto :

  • γ = rischio integrato nella prestazione finale
  • α, β | α + β = 1 = pesi
  • R = rischio futuro percepito

Il Project Manager ha la possibilità di correggere il proprio parere attribuendo valori α, β ed R che cambiano durante l'esecuzione del progetto.

Ad esempio, potrebbe essere che all'inizio di un progetto il peso α sia minimo o nullo, a indicare ottimismo sui KPI da raggiungere. All'opposto, appare maggiore il rischio futuro percepito R e quindi il peso β, ad indicare che ci si prepara ad affrontare l'incertezza.

Step 3

Combinare la prestazione complessiva di progetto ρ ed il rischio integrato nella prestazione finale γ con ogni fattore influenzante sulla decisione di rilasciare le quote cautelative. Dati:

  • C = nuovo valore della quota cautelativa
  • ϕ = frazione di tempo trascorso per il progetto, da 0=inizio a 1=fine
  • µ = pressione della direzione per il rilascio della quota cautelativa, da 0=assente a 1=massima

Si può assumere:

Esempio

Supponiamo che un progetto del valore di 100'000€, all'80% (ϕ) della sua durata totale prevista, è soggetto a:

  • una pressione da parte della direzione pari a µ = 0.1 (minima)
  • un rischio futuro percepito pari al 5% (R) del valore totale del progetto, ovvero 5'000€
  • un KPI corrispondente alla puntualità, a cui sono associate penali fino al 10% (10'000€) in caso di ritardo, ed un KPI corrispondente alla qualità a cui sono associate penali fino al 3% (3'000€) in caso di non soddisfazione dei requisiti.

Il Project Manager, riconosce che la quota cautelativa residua è pari al 70% (7000€) e decide che il peso α dei KPI sia 0,8 mentre quello residuo per il rischio sia 0,2. Così, troviamo:



In conclusione, il Project Manager dovrebbe mantenere uno stanziamento di 5549.54€ ovvero il 5.55% del valore complessivo del progetto. Questo stanziamento è riconducibile sia a percezioni soggettive sul rischio che a valutazioni obbiettive riconducibili alle condizioni del contratto.

Riferimenti

  1. Contingency Release During Project Execution: The Contractor’s Decision-Making Dilemma
    di Bilal Ayub, Muhammad Jamaluddin Thaheem, Fahim Ullah. Project Management Journal, 10/6/2019.

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